Trong bối cảnh xung đột kinh tế và khủng hoảng sức khỏe cộng đồng như hiện nay, các doanh nghiệp tự nhiên phân chia theo hai đường: chuẩn bị sẵn sàng và không chuẩn bị. Ngay cả khi đó, hầu hết đều không vượt qua khi luôn gặp những khó khăn và thách thức lớn.
Sự phân chia này dường như cũng rơi vào một ranh giới khác: quy mô của doanh nghiệp . Trong khi hầu hết các tổ chức bị ảnh hưởng bởi đại dịch, các doanh nghiệp nhỏ chắc chắn bị ảnh hưởng nặng nề nhất. Trong một cuộc khảo sát của PNAS được thực hiện vào năm 2020, 43% doanh nghiệp nhỏ được hỏi đã tạm thời đóng cửa, phần lớn là do Covid-19.
Một phần, cuộc đấu tranh lệch lạc này quay trở lại dòng tiền và nguồn lực. Cuộc khảo sát của PNAS cho thấy hầu hết những người được hỏi chỉ có đủ tiền mặt để sử dụng trong hai tháng hoặc ít hơn. Mặt khác, các doanh nghiệp có lợi thế là có túi tiền sâu hơn. Theo một báo cáo của Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ phân tích cuộc suy thoái năm 2008, các công ty lớn hơn đã phục hồi mức đóng góp trước khủng hoảng vào GDP trong trung bình 4 năm, trong khi các công ty nhỏ hơn mất trung bình 6 năm.
Tuy nhiên, khả năng phục hồi không chỉ được quyết định bởi dòng tiền. Các doanh nghiệp lớn có một lợi thế khác - lập kế hoạch kinh doanh liên tục và khắc phục hậu quả thiên tai. Những thực hành này là tiền cược cho các công ty lớn, nhưng thường được coi là quá công ty hoặc quá mức đối với các công ty nhỏ hơn. Tại sao các quy trình xung quanh khả năng phục hồi lại bị ảnh hưởng bởi kích thước? Không phải chúng ta đang sống trong thế giới của khả năng mở rộng? Các doanh nghiệp nhỏ có thể - và xứng đáng - cũng có thể nghĩ lớn mà không cần sử dụng quá nhiều nguồn lực của họ.
Lập kế hoạch liên tục trong kinh doanh giúp hoạt động trở nên linh hoạt nhất có thể. Dưới đây là hai định nghĩa quan trọng cần biết:
-
Lập kế hoạch liên tục trong kinh doanh là quá trình xác định các mối đe dọa tiềm ẩn đối với một công ty và tạo ra các giao thức để đối phó với chúng để hoạt động kinh doanh có thể tiếp tục tiến lên.
-
Khôi phục sau thảm họa là một tập hợp các công cụ và quy trình khôi phục thông tin, quy trình và hệ thống quan trọng của doanh nghiệp sau thảm họa.
Chắc chắn, giao thức đó và các công cụ đó có thể trông khác nhau đối với một doanh nghiệp (ví dụ: toàn bộ nhóm và hệ thống công nghệ dành riêng cho vấn đề này), nhưng điều đó không có nghĩa là các doanh nghiệp không thể áp dụng các phương pháp hay nhất giống nhau ở quy mô nhỏ hơn. Với kế hoạch phù hợp, họ có thể gặt hái được những lợi ích tương tự như các công ty lớn hơn.
Đây chỉ là một số lợi ích:
1. Hạn chế gián đoạn. Không cần thiết phải xử lý mỗi cuộc khủng hoảng như một sự kiện độc lập. Với kế hoạch kinh doanh liên tục, các doanh nghiệp nhỏ có thể chuẩn hóa phản ứng gián đoạn của họ để giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động. Càng ít thời gian chết, càng ít tiền bị mất.
2. Đưa ra các lựa chọn thay thế. Luôn phải có Kế hoạch B nếu một doanh nghiệp nhỏ phải đóng cửa, giảm giờ làm hoặc hạn chế công suất. Ví dụ: nếu một thẩm mỹ viện đóng cửa trong một tháng do Covid-19, họ phải có cách sử dụng viễn thông, giữ liên lạc với khách hàng của mình và cho phép khách hàng tiếp tục đặt các cuộc hẹn trong tương lai. Bằng cách đó, doanh thu đã sẵn sàng để khởi động lại nhanh chóng sau khi doanh nghiệp mở cửa trở lại.
3. Trao quyền cho nhân viên . Lập kế hoạch liên tục trong kinh doanh đảm bảo mọi nhân viên đều biết cách xử lý khủng hoảng. Với một giao thức đã định, nhân viên biết cách tiếp tục công việc của họ, đảm bảo tính nhất quán và tạo cho họ sự an tâm.
Bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch liên tục trong kinh doanh là xác định những thách thức bên trong. Ví dụ: cơ sở hạ tầng hiện tại của bạn có đang giúp đỡ hay cản trở khả năng phục hồi của bạn không? Mặc dù có một số yếu tố có thể góp phần gây ra khủng hoảng - như biến động kinh tế, sự an toàn của nhân viên và / hoặc tư vấn của chính phủ - các quy trình của một doanh nghiệp không nên là một trong số đó.
Điều đó cho thấy, nhiều tổ chức tiếp tục dựa vào các công cụ và hệ thống lỗi thời gây ra khủng hoảng. Ví dụ, một số doanh nghiệp không thể dễ dàng chuyển đến một thế giới xa xôi, xã hội xa cách. Để tạo nền tảng cho sự liên tục trong kinh doanh, các doanh nghiệp phải ưu tiên số hóa các quy trình và hệ thống của mình.
Số hóa trước những biến cố không lường trước được
Trong thời gian đầu ngừng hoạt động liên quan đến đại dịch, nhiều doanh nghiệp nhỏ đã phát hiện ra rằng hệ thống bút và giấy của họ khó đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi cần thiết. Quản lý kinh doanh chỉ sử dụng analog đưa ra một số vấn đề. Thông tin chỉ tồn tại ở một vị trí chỉ có thể được truy cập thực tế từ vị trí đó - nếu nó bị mất hoặc bị phá hủy, nó sẽ biến mất vĩnh viễn. Cũng khó có được thông tin chi tiết từ dữ liệu đó về báo cáo, bảng lương và cơ sở dữ liệu khách hàng.
Bằng cách hiện đại hóa các phương pháp chỉ sử dụng giấy tờ với các giải pháp kỹ thuật số, các doanh nghiệp có thể loại bỏ các nút thắt nội bộ và truy cập thông tin quan trọng mọi lúc, mọi nơi. Khách hàng có thể lên lịch các cuộc hẹn và liên lạc ngay cả khi cửa đóng, và nhân viên được hưởng lợi bằng cách có thể làm những việc như xem lịch trình của họ và cập nhật thông tin.
Số hóa cũng không cần phải là một khoản đầu tư cấp doanh nghiệp. Bằng cách triển khai các giải pháp tất cả trong một như phần mềm quản lý doanh nghiệp, các doanh nghiệp nhỏ có thể số hóa hoạt động của mình một cách dễ dàng. Phần mềm phù hợp có thể giúp việc lập kế hoạch liên tục của doanh nghiệp trở nên đơn giản và hợp túi tiền, và thời điểm tốt nhất để bắt đầu lập kế hoạch là bây giờ.
Các doanh nghiệp nhỏ cần sẵn sàng cho sự gián đoạn tiếp theo, cho dù đó là thiên tai, trộm cắp hay vi phạm dữ liệu. Bằng cách hiện đại hóa và số hóa các hoạt động, các doanh nghiệp nhỏ có thể tận dụng lợi thế của cuộc cách mạng kỹ thuật số mà không phải phá vỡ ngân hàng.